TATA RUANG KANTOR
Pengaturan tempat kerja dan peralatan kantor sehingga dapat memperlancar pekerjaan itulah yang dinamakan tata ruang.
Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.
Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).
Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:
1 1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
2 2. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
3 3. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.
4 4. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.
5 5. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya.
6 6. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
7 7. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.
8 8. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang datang.
9 9. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.
B. Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor
a. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
b. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
c. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.
d. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.
e. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
f. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
g. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan.
h. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
i. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.
C. BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR
1 Tata Ruang Tertutup
Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.
Keuntungannya:
1). Moral pekerja atau staf tetap terjaga.
2). Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.
3). Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.
4). Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para karyawan.
Kelemahannya:
1). Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.
2). Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.
3). Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.
4). Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.
I Tata Ruang Terbuka
Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.
Keuntungannya:
1). Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.
2). Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.
3). Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.
4). Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.
5). Mudah merubah ruangan.
6). Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan luwes.
7). Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena ruangan terbatas.
Kelemahannya:
1). Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.
2). Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.
3). Pekerja akan kehilangan kepribadian.
4). Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu yang lain.
5). Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan.
6). Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar